5 Elemente, mit denen Sie Ihre Sitzungen effektiver machen

Kennen Sie das? Sie kommen aus einer Sitzung und ärgern sich über die vertane Zeit. Es wurde zu viel herumgeredet, manchmal wussten Sie gar nicht mehr, worum es gerade genau ging und ob Ihre Meinung wirklich gefragt war. Und am Ende war dann für die Themen, die Ihnen wichtig sind, wieder nicht genug Zeit. Die Moderation hatte es einfach nicht im Griff. Oder haben Sie vielleicht sogar selbst moderiert und gehen unzufrieden aus der Besprechung heraus, weil es Ihnen irgendwie entglitten ist?

Lesen Sie, welche fünf Grundsätze Sie beherzigen können, um Ihre Sitzungen effektiver zu gestalten. Und nutzen Sie am Ende die Downloadfunktion für die "Checkliste Teamsitzungen"

Es klingt nach einer Binsenweisheit und sollte selbstverständlich sein: Effektive Sitzungen benötigen eine Vorbereitung. Erstellen Sie für jede Sitzung im Vorfeld eine Tagesordnung, zumindest in Form einer Themensammlung. Das ermöglicht eine gezielte inhaltliche Einstimmung sowohl für Sie als Sitzungsleitung als auch für die Teilnehmenden. Darüber hinaus ermöglicht es allen Beteiligten, auch eigene Themen bereits im Vorfeld zu platzieren. Sie erreichen damit, dass wichtige Themen ausreichend Platz bekommen und alle gemeinsam wissen, was noch zu besprechen ist.

Wenn die Teilnehmenden nach dem Ziel der angesetzten Besprechung gefragt würden, wären die Antworten dann alle gleich? Geht es vorwiegend um Information, Diskussion oder Entscheidungsfindung? Natürlich kann auch jeder Punkt auf der Tagesordnung ein anderes Ziel haben. Wissen allerdings die Anwesenden nicht, wo sie stehen und was erwartet wird, werden Irritationen erzeugt. Zum Beispiel wird vielleicht begonnen, über Dinge zu diskutieren, zu denen eigentlich erst einmal nur informiert werden sollte. Oder zu entscheidenden Themen werden wichtige Aspekte übersehen, weil man sich nicht auf eine Diskussion vorbereitet hat. Das frustriert.

Entweder es geht schon aus der Tagesordnung hervor, was zu den einzelnen Punkte beabsichtigt ist, zum Beispiel mit einer Kennzeichnung I für Information, D für Diskussion oder E für Entscheidungsfindung. Oder es wird vorab bei jedem Thema einzeln geklärt.

Gute Sitzungsleitungen schaffen es, den wichtigen Themen ausreichend Raum zu geben. Auch wenn alle Beteiligten um die limitierte Gesamtzeit wissen, ist es Aufgabe der Moderation, dafür zu sorgen, dass einerseits ausreichend Beteiligung durch Wortbeiträge möglich ist und andererseits alle maßgeblichen Punkte von der Tagesordnung innerhalb der vorgesehenen Zeit besprochen werden können. Das ist manchmal herausfordernd; hier braucht es Fingerspitzengefühl - und manchmal gelingt es auch einfach nicht.

Probieren Sie doch einmal aus, zu Beginn der Sitzung die Priorisierung der Themen mit den Beteiligten zu klären. Das schafft eine größere Transparenz und unterstützt das Gefühl für eine gemeinsame Verantwortung.

Sind Sie als Sitzungsleitung selbst an einem Thema stark inhaltlich beteiligt oder betroffen, ist es sinnvoll, die Moderation für zumindest diesen Tagesordnungspunkt an jemand anderen zu übergeben. Das hat drei Effekte: Erstens nehmen Sie sich selbst die Doppelbelastung von Diskussionsbeteiligung und Moderation. Zweitens vermitteln Sie den Anwesenden durch das Abgeben der Moderations-„Macht“, dass Ihnen an einer offenen Diskussion auf Augenhöhe gelegen ist. Drittens zeigen Sie Ihr Vertrauen in die benannte Person

Es ist ein Zeichen für Führungsstärke und Rollenklarheit, hier eine klare Grenze zu ziehen, und es belebt insgesamt die thematische Auseinandersetzung. 

Gehören Sie zu denen, die sich immer eigene Notizen machen zu dem, was besprochen wurde, damit Sie es später noch mal nachlesen können? Denken Sie, dass es ausreicht, wenn das jede*r für sich selbst auch macht, getreu dem Motto, „Wenn jede*r an sich denkt, ist an alle gedacht“? Leider ist es in Wahrheit anders, denn gerade weil jede und jeder aus der eigenen Position heraus zuhört und mitdenkt, entstehen leicht Missverständnisse.

Überlegen Sie, was Sie und die anderen Beteiligten an Nerven und Zeit aufbringen müssen, um im Nachhinein unterschiedliche Interpretationen der besprochenen Sachverhalte zu klären. Halten Sie dagegen, was es kostet, reihum ein kurzes Ergebnisprotokoll zu fertigen.

Es ist sehr hilfreich, Sitzungen regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob Sie wirklich zum erwünschten Ziel führen. Wenn die reine Informationsvermittlung den Hauptteil einnimmt, sollten andere Wege dafür in Betracht gezogen werden. Wenn die besprochenen Themen einen Teil der Anwesenden überhaupt nicht betreffen, sollte überlegt werden, das Setting zu ändern. Vielleicht stimmt auch der Rhythmus oder die Dauer der Sitzungen nicht zum Bedarf?

Indem Sie alles dafür tun, dass die Beteiligten die wirklich relevanten Punkte zur Sprache bringen können, werden Ihre Besprechungen effektiv. Dadurch tragen Sie dazu bei, gemeinsam in angemessener Zeit neue Erkenntnisse zu gewinnen und die Beteiligten zu motivieren, sich einzubringen.

Haben Sie an alles gedacht, was zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Teamsitzung gehört? 

In dieser Arbeitshilfe finden Sie alle wichtigen Aspekte zur Gestaltung von Sitzungen übersichtlich aufgereiht - für Führungsteams und Mitarbeiterteams gleichermaßen. Damit Sie an alles denken. Hier zum Download.